Omgaan met personeelstekorten met behulp van HR-data en analytics
Interview met Toine Al, hoofdredacteur CHRO en Content Director HR-cluster bij Sijthoff Media
Toine Al studeerde rechten en communicatiewetenschappen, publiceert en schrijft sinds 2001 over HRM en ontwikkelde zich als vakjournalist tot HR-specialist. Hij is hoofdredacteur CHRO Magazine en CHRO.nl en tevens Content Director HR-cluster bij Sijthoff Media. De afgelopen jaren verdiepte hij zich in verschillende deelterreinen van het HR-domein en publiceerde vier boeken over HR-thema’s.
Wij vroegen hem naar zijn kijk op HR en de ontwikkelingen die nu spelen op het gebied van personeelstekort en op welke wijze werkgevers daarmee om moeten gaan.
Welke ontwikkelingen zie je binnen het onderwerp ‘personeelstekort’?
Het is algemeen bekend dat veel bedrijven moeite hebben om aan personeel te komen, waardoor vacatures niet gevuld worden. Er speelt niet alleen een personeelstekort, maar ook een kennistekort waar bedrijven mee kampen. De afgelopen decennia zijn er een aantal ontwikkelingen geweest die dat hebben versterkt. Zo is er de vergrijzing van de beroepsbevolking. Die massaal uittredende groep werknemers wordt de komende jaren nog groter. Daardoor verlaten kennis én arbeidscapaciteit organisaties.
Verder is de afgelopen jaren het aandeel flexibele medewerkers in het personeelsbestand van werkgevers sterk toegenomen. Nederland is kampioen in tijdelijke contracten. De afgelopen tien jaar is steeds duidelijker geworden dat daar grote nadelen aan zitten. Zo investeren werkgevers over het algemeen niet of nauwelijks in de ontwikkeling van flexibele medewerkers en worden zij vaak weinig betrokken bij de organisatie. Los daarvan blijven ook investeringen in de skills en betrokkenheid van vaste medewerkers achter. Dat zie je nu terug in een forse kloof tussen beschikbare vaardigheden en door de organisatie gevraagde vaardigheden.
Daarnaast hebben veel werkgevers vanwege de coronapandemie subsidie gekregen om arbeidskrachten te behouden, waardoor er minder bedrijven failliet zijn gegaan. Dit heeft het tekort op de arbeidsmarkt ook groter gemaakt. Uit recente cijfers blijkt bovendien dat de bereidheid om van baan te veranderen historisch laag is, wat het werven van personeel extra lastig maakt.
Wat zijn de grootste uitdagingen voor HR-afdelingen vandaag de dag?
Gezien het personeelstekort is de werving en selectie momenteel een van de grootste uitdagingen. En omdat de arbeidskrachten er gewoon niet zijn vraagt dat een andere manier van het organiseren van werk. Verder moet HR organisaties helpen het hoofd te bieden aan het tekort aan de juiste kennis en vaardigheden. Het is hierbij een uitdaging om inzicht te krijgen in wat de organisatie in de nabije toekomst nodig heeft. Een goede workforce-planning en de juiste data zijn hierbij onmisbaar.
Een andere uitdaging is dat organisaties, processen en werkzaamheden steeds verder digitaliseren en automatiseren. Je ziet dat er vaak met veel verschillende systemen en applicaties wordt gewerkt. Voor elk proces bestaan momenteel meerdere digitale toepassingen. Medewerkers moeten zich daarin steeds blijven ontwikkelen, wat veel van hen vraagt. Het is de rol van HR om medewerkers hierin te begeleiden en te stimuleren.
Wat ik zie is dat veel organisaties een onvoldoende ontwikkeld personeelsbeleid hebben.
Toine Al
Hoofdredacteur CHRO en Content Director HR-cluster bij Sijthoff Media
Wat gaat er volgens jou mis binnen organisaties waardoor personeelstekort moeilijk aan te pakken is?
Wat ik zie is dat veel organisaties een onvoldoende ontwikkeld personeelsbeleid hebben. Dat draagt bij aan de mismatch tussen wat organisaties nodig hebben aan capaciteit en ervaring enerzijds en de daadwerkelijk beschikbare capaciteiten anderzijds.
Zo wordt onvoldoende voorzien in de leer- en ontwikkelvraag binnen de organisatie. Verder kijken organisaties te weinig naar de behoeften van medewerkers en doen te weinig om hen tevreden te houden. Dat laat onverlet dat medewerkers hier zelf ook een actieve rol in hebben, maar ze moeten daarbij wel aangemoedigd worden en mogelijkheden krijgen.
Krijg inzicht in hoe je personeelstekorten kunt aanpakken met datagedreven planning.
Welke tips heb je voor HR-afdelingen om de uitdagingen praktisch te overwinnen?
Als HR-professional moet je regelmatig afstand nemen van de waan van de dag en kijken waar je nu staat, waar je precies tegenaan loopt en hoe je hier naar de toekomst toe veranderingen in kunt brengen. Bekijk welke HR-instrumenten nut kunnen hebben voor de lange termijn. Neem agile werken of hybride werken: kijk heel kritisch welke toegevoegde waarde dit heeft voor de organisatie. Er bestaan hierin geen one size fits all-oplossingen. Voor hybride werken bijvoorbeeld zou je per afdeling of team moeten bekijken wat wenselijk en mogelijk is in nauw overleg met de medewerkers zelf. Doe hier in de organisatie onderzoek naar en bepaal niet alles van bovenaf. Ook voor het op peil houden van de betrokkenheid zijn inzichten van medewerkers zelf nodig wil je dit goed aanpakken.
Maak verder werk van de strategische personeelsplanning en verder de toekomst in te kijken. Het helpt om gestructureerd te werken en beleid neer te zetten waar je als organisatie naartoe wilt. Het dwingt je om na te denken over vragen als: welke profielen heb je precies nodig, welke vaardigheden zijn de komende jaren noodzakelijk om de organisatie draaiend te houden, hoe ontwikkelt zich dat naar de toekomst? Wanneer je bijvoorbeeld weet dat er veel mensen met bepaalde kwalificaties over vijf jaar met pensioen gaan of je gaat binnen twee jaar taken automatiseren, dan kun je daar op anticiperen.
Hoe kun je HR-data en analytics gebruiken om het personeelstekort aan te pakken?
Er zijn bijvoorbeeld veel data beschikbaar over het gedrag van werkzoekenden. Daarmee kun je beter inschatten hoeveel potentiële medewerkers met een bepaald profiel er binnen een bepaalde regio beschikbaar zijn en hoe je deze het beste bereikt. Zo voorspellen kenmerken als leeftijd, opleidingsniveau of geslacht via welke kanalen iemand zoekt en wat een vacature aantrekkelijk maakt. Je kunt je wervingsbeleid daar dan op aanpassen. Zoek je bijvoorbeeld een financieel directeur, dan is de kans groot dat deze persoon het Financieel Dagblad leest, actief is op LinkedIn of geregeld de website CFO.nl bezoekt. Op deze manier kun je dus beter je doelgroep bereiken en is de kans groter dat een vacature vervuld wordt.
Data en analytics kunnen ook inzicht geven in de kans dat er een goede match zal zijn tussen een kandidaat en een functie. Er is software om bijvoorbeeld teksten van cv’s te analyseren. Dit geeft een rijker beeld van iemands capaciteiten, voorkeuren, vaardigheden en ervaring, waardoor er meer potentiële kandidaten boven komen drijven voor een bepaalde positie.
Er wordt tegenwoordig ook steeds meer gebruikgemaakt van games om met behulp daarvan te analyseren in welke vaardigheden een kandidaat uitblinkt of welke gedragskenmerken de kandidaat vertoont in specifieke situaties. Bijvoorbeeld de snelheid waarmee iemand leert, vindingrijkheid, omgaan met keuzestress als de opdracht complexer wordt of onbeleefd op klanten reageren.
Heb je misschien een voorbeeld hoe je met data de juiste persoon op de juiste plek kunt krijgen?
Jazeker. Bedrijven als Google, ING, PwC, The Home Depot, PostNL, Shell, ABN AMRO en Walmart ‒ om er een paar te noemen ‒ maken gebruik van HR-data & analytics met onder andere dit doel.
Shell heeft in het verleden een geslaagd experiment gedaan om medewerkers te selecteren die een grote kans zouden maken om succesvol te worden in het ontwikkelen van baanbrekende innovaties. Hiervoor lieten ze eerst succesvolle medewerkers een game spelen. Het gedragsprofiel dat hieruit naar voren kwam bleek in staat andere succesvolle Shell-medewerkers aan te wijzen uit een groep deelnemers. Daarmee had Shell een instrument in handen om potentieel succesvolle medewerkers eerder te herkennen en daarin te investeren.
Een ander interessant voorbeeld uit de praktijk is van Google. Deze organisatie verzamelt veel data om uitgebreide profielen van medewerkers te maken en te analyseren die goed voorspellen of iemand succesvol wordt in een bepaalde functie. Kandidaten die zich aanmelden moeten uitgebreide vragenlijsten invullen waarmee Google een goede inschatting kan maken van de kans dat een kandidaat succesvol wordt in een functie.
Je hebt een grote interesse in HR-data & analytics; waar komt dat vandaan en zie je enig verband met je privéleven?
HR heeft traditioneel een sterke focus op de menselijke kant van de organisatie en van processen. Wil HR meetbaar effect hebben, dan is het belangrijk om instrumenten die HR inzet waar mogelijk óók met data te onderbouwen. Daarmee kan HR meer impact hebben op het welzijn van medewerkers en het succes van de organisatie. Je komt in de HR-praktijk geregeld methoden tegen die niet wetenschappelijk onderbouwd zijn, maar waar wel beslissingen over medewerkers op gebaseerd worden. Daar zou ik kritisch op zijn als HR-professional.
Als kind was ik al nieuwsgierig naar het hoe en waarom van alles om me heen. Een fascinatie voor het verschil tussen feiten en meningen ontwikkelde ik als jonge student, wat bijdroeg aan mijn belangstelling voor de studie rechten. Ik streef eigenlijk altijd wel naar een realistische kijk op zaken, ook thuis. Natuurlijk is – zeker bij HR ‒ gevoel voor en kennis van de menskant essentieel. Je moet de waarde van feiten ook relativeren. Onze werkelijkheid is groter. Daarom vind ik het zo’n boeiend vak. Maar data & analytics zijn onmisbaar om de HR-professional aan diepere inzichten te helpen.
Hoe streef je ernaar je eigen potentieel volledig te benutten, zowel professioneel als persoonlijk?
Ik probeer mijn leven wel enigszins in balans te houden als het gaat om werk, ontspanning en sport. Nu ga ik daar iets bewuster mee om en maak ik hierin andere keuzes dan vroeger. Ik maak meer ruimte voor quality time en er voor anderen kunnen zijn.
Je hebt vier boeken geschreven; als ik er één zou moeten kopen, welke zou je dan aanbevelen en waarom?
Het laatste boek over HR-analytics. Dat verschijnt inmiddels al in de derde druk en daar ben ik oprecht aangenaam verrast over. Mijn co-auteur Irma Doze en ik leggen daarin in toegankelijke taal en tot in detail uit hoe organisaties hun totale HR-programma stap voor stap volledig datagedreven kunnen maken. We doen dit aan de hand van veel praktijkvoorbeelden. Het verschil met de andere boeken is dat dit gaat over alle aspecten van HR. Het staat voor een andere manier van denken die tegelijk aansluit bij de dagelijkse HR-praktijk.
Personeelstekorten tegengaan met workforce management
Met strategisch personeelsbeheer voorkom je over- en onderbezetting - een probleem dat wordt verergerd door personeelstekorten, doordat de volatiliteit van de vraag nog moeilijker te beheersen is.
Je doet dit door data-gedreven afstemming van personeel en vraag, in plaats van gissen naar de behoefte. Dit voorkomt zowel overbelasting (door onderbezetting) als inefficiëntie (door overbezetting).