Duurzaam en compliant werktijdbeheer - KwikFit

KwikFit, die de afgelopen 50 jaar uitgroeide tot grootste onafhankelijke autoserviceketen van Europa heeft innovatie staat hoog op de agenda staan. Hiermee willen ze niet alleen de autoservice gemakkelijk, snel en betaalbaar maken, ook streven ze naar een duurzame relatie met de medewerkers. Met deze beslissing legt KwikFit een basis voor een duurzaam en tegelijkertijd compliant werktijdbeheer.

In Nederland heeft KwikFit inmiddels 165 vestigingen en 1.200 medewerkers in dienst. Als onderdeel van de innovatie strategie ging KwikFit in Nederland op zoek naar een allesomvattende oplossing voor werktijdbeheer. Het doel was om een optimalisatie in de systemen door te voeren die niet alleen voor het hoofdkantoor voordelen biedt, maar juist de filialen ondersteunt om planningen beter in te richten en medewerkers nauwer te betrekken bij de tijdmanagementprocessen. De keuze viel al snel op ATOSS en de cloudgebaseerde ATOSS Staff Efficiency Suite. De modulaire oplossing voldoet aan alle eisen van het bedrijf en kan naar alle wensen ingericht worden.

Planning en management tool gezocht 

De doelstelling van KwikFit is om haar klanten binnen een uur te helpen, een unieke doelstelling in de branche. Hiervoor is een efficiënte inzet van medewerkers nodig. De software ondersteunt KwikFit bij de digitale dienstenplanning en kwalificatiemanagement. Voor de filiaalmanagers en regiomanagers wordt het hiermee mogelijk om automatisch te kunnen plannen, waarbij de wensen van medewerkers meegewogen worden. Ook kijkt het systeem naar de kwalificaties zodat altijd iemand met de juiste vaardigheden en certificeringen aanwezig is. Hiermee komt er voor KwikFit meer inzicht in welke kwalificaties nodig zijn om de klanten nog beter te kunnen servicen. De diversiteit van de service die KwikFit levert vraagt steeds om verschillende kwalificaties zoals 1e/2e monteurs maar bijvoorbeeld ook specialisten voor elektrische voertuigen of voor APK’s. Vanuit de eigen trainingsopleiding kan er nu proactief op ingespeeld worden om beter aan de vraag te kunnen voldoen.

Meer rust door forecasting

KwikFit streeft ernaar om een dynamische koppeling te maken tussen de vraag van de klant en de inzet van personeel. Met forecasting is het mogelijk om meer inzicht te krijgen in de seizoenspieken en daar de capaciteit vervolgens beter op af te kunnen stemmen. Paul Traas, Chief information officer (CIO) van Kwikfit: “De periodes dat er zomer- en winterbandenwissels worden uitgevoerd zijn druk bij ons, maar als het plots gaat sneeuwen in november dan neemt de vraag explosief toe. Wanneer we de forecasting koppelen aan de weersvoorspelling, dan kunnen we ook zorgen dat het juiste aantal flexwerkers ingezet wordt om hierbij te ondersteunen.”

Betrekken medewerkers via App

De software van ATOSS maakt het mogelijk dat medewerkers hier op een prettige manier bij betrokken worden. Medewerkers hebben via de app real-time inzicht in de planningen en verlofaanvragen en ze kunnen hun wensen ingeven, diensten ruilen of extra diensten aannemen. KwikFit wil hiermee de zelfredzaamheid en betrokkenheid bevorderen.

Geïntegreerde oplossing metoplossing met AFAS

Foutloze planningen en correcte salarisafhandelingen correcte salarisafhandelingen is een belangrijke doelstelling voor KwikFit. Het systeem controleert automatisch op het naleven van de wettelijke voorschriften, CAO en bedrijfsregelingen. Met de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is KwikFit altijd verzekerd dat de flexwerkers volgens de juiste regels verloont worden. Het systeem is gekoppeld aan het HR systeem van AFAS waarmee er altijd een correct beeld is van de werkelijkheid.

Bron: ATOSS klant KwikFit | ATOSS jaarverslag